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共通ナレッジ運用の進め方
ナレッジは一度登録して終わりではなく、日々の運用で育てていくものです。ここでは、利用開始直後の「土台づくり」と、その後の日常的な運用サイクルをご案内します。
①土台づくり（利用開始1ヶ月）
利用開始直後から、すべてのナレッジを完成させる必要はありません。まずは、日常的によく使う内容から優先して整備していきます。
優先して確認するナレッジ
以下のような内容から着手することをおすすめします。
- 問い合わせ頻度が高い内容
- 誤った回答をすると影響が大きい内容
- スタッフによって回答内容が異なりやすい内容
- 施設独自のルールや設備情報など、一般的なAIでは判断しにくい内容
下書きを優先度順に確認する
「下書き」のナレッジが多い場合も、一度にすべて対応する必要はありません。よく利用するものから順番に回答を入力し、「確認済み」に変更してください。操作方法は以下をご確認ください。
パターン整備
よくある問い合わせを洗い出し、状況ごとの回答パターンを整えます（例：「予約変更できますか？」という問い合わせに対して、「変更できた場合」「満室等の場合」「詳細確認が必要な場合」のように、状況ごとに何パターンの回答があるかを整理しておくことです）。
状況ごとの出し分けは「分岐方法」を使います。
💡 まずは「よく使うナレッジ」から整え、AIメールを使いながら不足している内容を追加していきましょう。新規登録・修正・パターン整備を行ったら、保存して終わりではなく、必ず受信メール欄に試しに質問を入力して、意図した通りの返信文が作成されるかを確認しましょう。
②運用サイクル（日次・週次・随時）
土台づくりが終わったら、以下の3つのサイクルを回し続けていくフェーズに入ります。
日次（利用者全員）
返信文の作成中に気づいたら、その場で「回答を学習する」「回答が正しくない」のボタンを押します。これがすべての起点となります。
週次（ナレッジ管理者）
一覧画面で「下書き」「報告あり」を確認し、内容を見直して修正し、「確認済み」に変更します。各ステータスの意味は以下をご確認ください。
随時（ナレッジ管理者）
「AI自動生成」で増えた一問一答を、既存のパターンに組み込むべきかを見極めて手を加えます。例えば、一問一答で登録された内容を、状況ごとに回答を変える分岐方法に作り直すといった作業です。
💡 初月で土台を整えたあとは「完了」ではなく、「回し続ける」運用へと切り替わります。日々の小さな積み重ねが、ナレッジの質を保ちます。