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共通ナレッジとは
共通ナレッジは、メール返信文・新規送信文を作成するときに、AIメールが参照する施設ごとの情報です。
チェックイン時間や料金、施設独自のルールなどを登録しておくことで、施設の実情に合った返信文を作成できます。
共通ナレッジを登録するメリット
共通ナレッジを登録しておくと、AIメールが施設固有の時間・料金・ルールを反映した返信文を作成できるようになります。
- 施設の実情に合った、正確な案内がしやすくなります。
- スタッフによって案内内容がばらつきにくくなります。
- 返信のたびに情報を調べて書く手間が減ります。
💭活用イメージ
受信メール
「アーリーチェックインはできますか？」
登録している共通ナレッジ（アーリーチェックイン）
「通常のチェックインは15時です。アーリーチェックインは空室状況により12時から承り、1時間あたり1,000円の追加料金がかかります。ご希望の場合は前日までにご連絡をお願いしています。」
返信文案のイメージ
| 共通ナレッジがない場合 | 共通ナレッジがある場合 |
|---|---|
| アーリーチェックインについて、ナレッジに記載がありません。 | アーリーチェックインは、空室状況により12時から承っております。1時間あたり1,000円の追加料金がかかりますので、ご希望の場合は前日までにご連絡ください。 |
💡 共通ナレッジに情報がない場合、AIメールはその内容について返信文案を作成できません。
そのたびに書き換える必要があるため、よく届くお問い合わせは共通ナレッジに登録しておきましょう。
効果的な登録のポイント
①時間・料金・条件は具体的に書く
返信文で正確にご案内できるよう、時間、料金、条件などは具体的に書きます。
- 具体性が足りない例：早めのチェックインもご相談いただけます。
- 伝わりやすい例：アーリーチェックインは空室状況により12時から承り、1時間あたり1,000円の追加料金がかかります。
②状況によって回答が変わる内容は、分岐方法で使い分ける
「予約を変更できる場合」「満室で変更できない場合」のように、状況によって回答が変わる内容は、分岐方法を使って回答を使い分けます。
詳しくは以下をご確認ください。
③変更があったら更新する
料金の改定や営業時間の変更など、内容が変わった場合は共通ナレッジも更新してください。
古い情報が残っていると、返信文にもそのまま反映されてしまいます。